Fungsi Komunikasi Internal Dan Eksternal Dalam Komunikasi Bisnis

Fungsi Komunikasi Internal Dan Eksternal Dalam Komunikasi Bisnis

A. Komunikasi internal dan eksternal dalam komunikasi bisnis

Ruang lingkup komunikasi bisnis akan diawali dengan :

• Ruang lingkup komunikasi internal yaitu mencakup : Komunikasi dengan (1) pemilik, (2) manajemen, (3) karyawan. Tugas seorang pelaku bisnis adalah membina hubungan baik dengan pihak-pihak tersebut melalui aktivitas komunikasi. Ketiga pihak tersebut, merupakan sasaran komunikasi atau disebut stakeholders. Stakeholders adalah sikap setiap kelompok yang berada di dalm maupun di luar organisasi/lembaga bisnis yang mempunyai peran dalam keberhasilan organisasi/lembaga bisnis. Cara komunikasi yang dilakukan dalam komunikasi internal dapat berupa komunikasi lisan, tulisan, audio-visual atau gabungan ketiganya. Sedangkan arus yang terbaik adalah arus komunikasi dua arah, sehingga pelaku komunikasi bisnis harus berani untuk membuka saluran komunikasi baik formal maupun informal, hyal tersebut mengingat adanya kelemahan komunikasi internal dalam komunikasi bisnis, yaitu pesan biasanya didominasi oleh pihak manajemen, atau bahkan komunikasi berjenjang, sehingga akibatnya pesan komunikasi sering terjadi pengurangan/penyimpangan.
• Ruang lingkup komunikasi eksternal yaitu mencakup : Komunikasi dengan (1) pelanggan, (2) penyalur, (3) pemasok dan (4) agen regulator. Keempat kelompok yang berada di luar organisasi/lembaga bisnis memiliki kepentingan untuk kelangsungan bisnis. Kelompok tersebut selain menghidupi juga dihidupi oleh organisasi/lembaga bisnis. Kelompok tersebut menentukan kemajuan bisnis, sehingga hubungan baik dengan kelompok ini harus dijaga dan dipertahankan dan ditingkatkan, melalui kualitas dan kuantitas komunikasi. Kelompok ini memiliki kepentingan yang tidak sama, misalnya pelanggan yang memiliki hak untuk memilih dan menetukan produk yang akan digunakan. Sedangkan penyalur adalah kelompok yang memiliki jaringan distribusi mereka hanya mau menyalurkan produk yang dikehendaki pelanggan. Pemasok menginginkan adanya transaksi dengan organisasi lembaga bisnis yang memuaskan, sedangkan agen regulator, menginginkan adanya kepatuhan terhadap peraturan.

B. Fungsi-fungsi komunikasi dalam komunikasi bisnis

Dalam aktivitas komunikasi bisnis, kita tidak hanya sekedar menyampaikan pesan kepada khalayak bisnis internal maupun eksternal. Aktivitas ini dapat digunakan untuk fungsi informatif. Suatu fungsi yang digunakan tidak hanya untuk merubah domain kognitif khalayak sebatas perubahan pengetahuan, tapi juga memberikan pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan merubah keadaan bisnis yang sedang kita lakukan begitu pula dalam membuat keputusan. Fungsi kedua adalah fungsi persuasif atau motivatif, dimana komunikasi dapat digunakan untuk mempengaruhi orang lain melalui treatment tertentu agar orang lain bertindak seperti apa yang kita inginkan. Fungsi ketiga adalah fungsi kontrol, mengendalikan dan mengawasi, untuk menjalankan secara efektif fungsi ini adalah dengan membuka feed back loop atau saluran umpan balik dalam aktivitas komunikasi bisnis baik secara individual maupun secara organisasional bagi setiap individu yang terdiri dari tiga jenis yaitu, umpan balik informatif, umpan balik korektif dan umpan balik peneguhan. Fungsi keempat adalah fungsi emotif, di mana komunikasi digunakan sebagai alat ekspresi emosi yang berorientasi kepada penerimaan isi pesan yang disampiakna.

C. Analisis khalayak Komunikasi Bisnis

Salah satu kegiatan komunikasi, termasuk komunikasi bisnis, yang terpenting adalah mengetahui siapa khalayak komunikasi itu. Karena bila kita sudah mengetahui siapa khlayak kita maka cara dan isi pesan komunikasi kita akan berbeda. Misalnya, cara Anda berkomunikasi dengan bawahan akan berbeda dengan cara berkomunikasi dengan atasan. Hal tersebut terjadi karena kita mengetahui siapa khalayak kita. Hanya saja, memang mustahil mengenal sepenuhnya khalayak, apabila pada komunikasi bisnis level komunikasi massa. Namun kita juga tidak bisa mengingkari, bahwa mengenal lebih banyak siapa khalayak kita akan membuat pesan kita jadi bisa lebih dimengerti khalayak.

Perbedaan level komunikasi dengan sendirinya membedakan cara mengidentifikasi khalayak. Pada level komunikasi interpersonal identifikasi khalayak relatif lebih mudah dilakukan, bitu juga pada level komunikasi kelompok. Namun pada level komunikasi massa, identifikasi khalayak hanya bisa kita lakukan berdasarkan kategorisasi-kategorisasi tertentu. Namun kategorisasi tersebut dapat juga digunakan untuk mengidentifikasi khalayak dalam komunikasi kelompok.

Identifikasi khalayak bisa dilakukan berdasarkan aspek-aspek :

• Demografis
• Lokasi geografis
• Psikodemografis. 

Dapat juga dilakukan melalui pendekatan postur mental khalayak yang biasanya membagi khalay menjadi dua kelompok : (1) manusia abstrak dan (2) manusia robot.

Untuk mengidentifikasi khalay bisa juga dilakukan melaui motif dan kebutuhan khalayak yang melihat manusia sebagai khalayak dengan 3 komponen yakni komponen afektif, komponen kognitif dan komponen konatif. Berdasarkan hal tersebut, kemudian kita bisa mengetahui kebutuhan manusia yang bersifat biologis dan sosiogenis. Salah satu teori motif dan kebutuhan yang populer adalah hierarki kebutuhan Abraham Maslow yang meliputi :

• Kebutuhan biologis
• Kebutuhan akan rasa aman
• Kebutuhan akan keterkaitan dan cinta kasih
• Kebutuhan akan penghargaan
• Kebutuhan akan aktualisasi diri

Sedangkan David McLeland melihat ada tiga kebutuhan manusia yaitu :

• Kebutuhan untuk berprestasi 
• Kebutuhan akan kasih sayang
• Kebutuhan berkuasa