Definisi Prosedur Kantor

Definisi Prosedur Kantor

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya

George R. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975;28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps, ussualy performed by more than one person. Which constitute an estabilished and accepted way of carrying on an majoe of office activity.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”

Prinsip- Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja

Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya  dengan tahapan yang teratur, dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya.

Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja, maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :

• Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami, sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti
• Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya
• Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis.
• Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang
• Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan.